El inventario es una herramienta que se utiliza durante las etapas de los procesos inmobiliarios para registrar el estado del espacio físico, sus ambientes y elementos. 

Para saber que inventario usar en cada etapa según los inmuebles administrados, te invitamos a leer este artículo en donde encontrarás todas las opciones. 

¿Que debo tener en cuenta para saber que inventario usar?

Es importante a la hora de decidir que inventario usar, que entiendas bien las funciones del inventario y qué tipos de inventarios existen. 

Si aún no los conoces, puedes leer: ¿Qué es un inventario y para qué sirve? 

Si ya los conoces bien, a la hora de elegir que inventario usar te recomendamos tener en cuenta lo siguiente: 

1. Ten presente cuántos inmuebles administras y si esta cantidad podría aumentar en un futuro cercano.
2. Cómo es el proceso de venta/arrendamiento con tus clientes (Si es físico o virtual).
3. Con qué frecuencia se arriendan esos inmuebles.
4. Qué tan bien conoces el proceso legal del inventario inmobiliario (ley 820 del 2003).

Lo anterior te permitirá entender bien tus procesos inmobiliarios, para saber entonces qué necesidad tienes al manejarlos. 

¿Que inventario usar según el número de inmuebles que manejo?

Pues bien, si ya conoces tus necesidades, estas son tus opciones a la hora de elegir que inventario usar:

• Inventario en Word

• Formato: Plantillas predeterminadas que puedes usar de manera virtual o impresa. 
• Número inmuebles: Entre 1-5 (ya que es difícil ordenar múltiples datos).
• Información: Se guarda en un computador, o en archivadores físicos. 
• Contras: Pérdida o daño de los documentos, desorden, espacio limitado. 
• Precio: Las plantillas suelen ser gratuitas. 

• Inventario en excel

• Formato: Plantillas predeterminadas que puedes usar de manera virtual o impresa. 
• Número de inmuebles: Entre 1-10 (dependiendo si es impreso o virtual) 
• Información: Se guarda en un computador, o en archivadores físicos. 
• Contras: Pérdida o daño de los documentos físicos. Aunque es más fácil llevar un registro, el orden sigue siendo un limitante al igual que el espacio. 
• Precio: Las plantillas suelen ser gratuitas. 

• Inventario digital

• Formato: Aplicación móvil que se utiliza de manera 100% digital. 
• Número de inmuebles: 1 hasta más de 1000. 
• Información: Se sistematiza en una plataforma web y queda guardada en la nube por el tiempo que sea requerida.
• Contras: Al momento no existen. 
• Precio: Según los inmuebles, pero es muy asequible. 

Te sugerimos que, así elijas una opción en físico, utilices siempre un respaldo virtual de los datos y un orden establecido para guardarlos. 

La razón es que muchas veces una mala administración de estos puede resultar en conflictos legales por falta de claridad entre ambas partes del contrato y por ende en pérdidas económicas. 

Tip: Nosotros recomendamos los inventarios digitales, pues permiten sistematizar la información, preservar los datos de una buena manera con el tiempo y manejar desde uno hasta múltiples inmuebles. 

Inventarios según los procesos inmobiliarios

Ahora, saber que inventario es el que se debes usar en cada etapa del proceso inmobiliario es importante, pues entre más los conozcas mejor será tu desarrollo y las relaciones con los clientes. 

A continuación te enseñamos a identificar los inventarios en las diferentes etapas de un arrendamiento: 

• Inventario de captación: (Propietario-inmobiliaria)

Es la captación del inmueble que debe realizarse una vez el propietario le cede la administración del inmueble a una inmobiliaria o agente inmobiliario. 

Cuenta con registros muy precisos de cómo se entrega el inmueble para realizar una comparación una vez este quiera tener de nuevo el inmueble. 

• Inventario de entrega (inmobiliaria-inquilino)

Es el inventario que se realiza para entregar el inmueble al nuevo inquilino con detalles específicos sobre el estado físico y las condiciones exactas en las cuales se entrega. 

Este con el fin de tener claras los daños, reparaciones y cambios que se realicen durante el arrendamiento y saber a quién corresponden. 

• Inventario de desocupación (inquilino-inmobiliaria)

Se realiza una vez el inquilino termina su contrato para comparar con el inventario de entrega. 

• Actas de novedades y reparaciones 

Son anexos a los inventarios que se realizan durante el arrendamiento en caso de que se realice una mejora o una reparación en algún ambiente o elemento del inmueble. 

• Inventario de devolución (Inmobiliaria-propietario)

Se realiza una vez el propietario solicite su inmueble, para comparar con el inventario de captación inicial.