SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. OBJETIVO

El objetivo de la Política de Tratamiento de Datos Personales es establecer los criterios para el tratamiento de los datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, la circulación, supresión o uso, entre otros tipos de tratamientos acorde con las finalidades más adelante señaladas. El tratamiento de los datos personales será realizado por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.

La Política pretende ser una directriz para que el titular de los datos personales conozca el tratamiento que se realizará sobre estos y los derechos que podrá ejercer en cualquier momento.

  1. ALCANCE

Esta Política aplica para toda la información personal registrada en cualquier base de datos de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S., la cual será de obligatorio y estricto cumplimiento.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida e identificada con NIT 901.233.368-3, con domicilio en la ciudad de Cali, Valle del Cauca en la dirección Avenida 5º AN # 44N – 46 oficina 3 y sitio web www.elyssa.app; será el Responsable del Tratamiento de los datos personales obtenidos en el marco de su objeto social como persona jurídica de derecho privado, y cuyo objeto principal es el desarrollo, creación, venta, compra, alquiler, leasing y prestación de servicios y productos digitales; y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer la política de tratamiento de datos personales, en los siguientes términos:

  1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009 y 2952 de 2010.

El Decreto 1377 de 2013 reguló todo lo concerniente a la protección de los datos personales considerados sensibles; en particular, el numeral primero de su artículo sexto lista dentro de las obligaciones de su tratamiento, el (1) informaral titular en forma expresa y previa cuáles de los datos objeto del tratamiento son catalogados como sensibles y la finalidad de su uso, (2) indicar al titular quepor tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, además de (3) obtener en forma expresa su consentimiento previo, libre e informado. 

Los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de los datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia y confidencialidad se interpretarán en concordancia con el derecho de asociación, libre desarrollo de la personalidad y demás normas constitucionales y legales que le sean pertinentes.

El tratamiento de la información personal de los titulares de los datos se adelantará de conformidad con los principios antes indicados y en el marco de los fines y valores de ELYSSA, además del respeto a la libertad, integridad y consentimiento de las personas. 

Las definiciones de los conceptos: autorización, bases de datos, dato personal,

encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información, fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible, se entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. con la información personal será:

  1. Recolección de información al momento del registro del usuario en la plataforma o aplicación móvil.
  2. Almacenamiento de los datos personales en los servidores propios o de terceros, así como en almacenamiento en la nube con que haya contratado SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  3. Uso de los datos personales para prestar los servicios ofrecidos por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  4. Uso de los datos personales para generar los documentos o productos de los servicios ofrecidos por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  5. Análisis de los datos personales a través de los medios técnicos con que cuente SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.

 El tratamiento de los datos personales se realizará en el cumplimiento de las siguientes finalidades:

  1. Identificación del usuario arrendador del servicio.
  2. Identificación del usuario arrendatario del servicio.
  3. Dar acceso y servicio en la plataforma y/o aplicación móvil.
  4. Registro del usuario en la plataforma y/o aplicación móvil.
  5. Almacenamiento, actualización de sistemas, protección y custodia de información y bases de datos.
  6. Comprobar que la persona que accede a la plataforma es realmente el usuario.
  7. Elaboración de actas de inventarios de ocupación, desocupación o actualización.
  8. Análisis de datos para estadística y presentación de resultados.
  9. Monitorear y generar informes sobre el uso de la plataforma por parte del usuario.
  10. Confirmar la identidad del usuario en la suscripción o expresión del consentimiento sobre el contenido de los documentos.
  11. Generación de facturas, cuentas de cobro, documentos contables o de certificación.
  12. Notificar la actualización de datos personales por parte del Responsable o del Titular.
  13. Enviar publicidad, noticias o información de interés acerca del servicio prestado por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  14. Hacer sugerencias y recomendaciones sobre el uso del servicio.
  15. Transmitir los datos personales a aliados estratégicos o prestadores externos de servicios, para que realicen el tratamiento de acuerdo con nuestra política de tratamiento de datos personales, los cuales serán considerados Encargados.
  16. Transferir los datos personales a aliados estratégicos o prestadores externos de servicios para que con base a sus propias políticas realicen el tratamiento de los datos personales, por lo que se considerarán Responsables.

La transmisión, transferencia y almacenamiento de datos personales incluye a entidades dentro y fuera del territorio nacional. 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Es posible que algunos de los datos recopilados por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. sean datos sensibles, esto es, aquellos que permiten la identificación o la autenticación inequívoca de una persona física de acuerdo con los dispuesto en el Concepto 18-171259 del 27 de julio de 2018 emitido por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Consecuentemente y dando cumplimiento a sus obligaciones legales, ELYSSA se permite manifestar que durante el uso de la plataforma por parte de los usuarios, constituyen datos sensibles, los siguientes:

  1. Las fotos, imágenes, registros o huellas parciales o totales del rostro del usuario.
  2. Cualquier otro registro fotográfico, audiovisual, fílmico o de audio que permita la identificación unívoca de su titular. 
  3. Los datos de ubicación o georreferenciación que permitan identificar con precisión la ubicación del usuario.

En caso de que se recolecten datos personales sensibles, SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. requerirá de la autorización adicional para su tratamiento, el cual, estará limitado en forma exclusiva a las siguientes finalidades: 

  1. Almacenamiento, actualización de sistemas, protección y custodia de información y bases de datos; 
  2. Envío periódico de comunicaciones al correo electrónico registrado y demás direcciones registradas, para la confirmación de acceso al sistema.;
  3. Comprobar la identidad de la persona que utiliza los servicios de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  4. Confirmar la identidad del usuario en la suscripción o expresión del consentimiento sobre el contenido de los documentos.
  5. Localizar los inmuebles objeto de los servicios de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.
  6. Transmitir los datos personales a aliados estratégicos o prestadores externos de servicios, para que realicen el tratamiento de acuerdo con nuestra política de tratamiento de datos personales, los cuales serán considerados Encargados.
  7. Transferir los datos personales a aliados estratégicos o prestadores externos de servicios para que con base a sus propias políticas realicen el tratamiento de los datos personales, por lo que se considerarán Responsables.

La transmisión, transferencia y almacenamiento de datos personales incluye a entidades dentro y fuera del territorio nacional. 

El servicio ofrecido por SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. no puede ser operado por menores de edad, por lo cual, no se recolectan datos personales de menores de edad. En caso de que un menor de edad utilice los servicios de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S., el sistema detectará las inconsistencias en la información y eliminará automáticamente los datos.

  1. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA

SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. podrá contratar a un tercero para que los servicios y actividades antes referidas sean prestadas a ella, o realizar convenios de carácter comercial u otros, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y valores empresariales. 

En estos casos, la información que contenga datos privados se trasladará o transmitirá con la suscripción de cláusulas de privacidad y seguridad que permitan salvaguardar la intimidad del titular y la correcta prestación del servicio, y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

  1. DERECHOS DEL TITULAR

Toda persona está facultada para expresar su deseo de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. De hacerlo, el titular de estos puede hacer uso de sus facultades legales en las bases de datos sujetas a tratamiento de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S., y en particular: 

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar quejas por infracción a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos personales sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles.
  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

El área responsable de garantizar los derechos del titular de los datos que consten en las bases de datos está a cargo de SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S.

En el caso de que el titular considere que se ha dado un uso inapropiado, se han incumplido las finalidades antes descritas o se han desconocido los mandatos legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente: 

  1. El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación por escrito donde conste su calidad, informe su petición y exprese de manera clara los fundamentos de su solicitud; 
  2. El titular deberá expresar en la solicitud su nombre completo, documento y número de identificación y dirección física y/o correo electrónico para enviar las respuestas o comunicaciones. En caso de enviar el documento en físico deberá contener firma del titular.
  3. Deberá ser enviada al correo electrónico hola@elyssa.app; o diligenciar la petición a través del enlace elyssa.app/soporte
  4. SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S podrá comunicarse con el peticionario para verificar la solicitud y la identidad de quién la realiza.
  5. SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. procederá a dar respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles. En ella se señalará las medidas adoptadas con el fin de salvaguardar los derechos del titular.
  6. En caso de que no sea posible atender el caso en el tiempo establecido, SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S informará al peticionario los motivos de la demora y la fecha máxima en que el caso será atendido.
  7. En caso de respuesta negativo total o parcial, el peticionario podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. ACTUALIZACIONES

SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. informará las actualizaciones que se realicen a la Política de Tratamiento de Datos Personales a través de la página web www.elyssa.app o al correo electrónico registrado, en los casos que se requiere un consentimiento previo adicional, será solicitado a través del correo electrónico registrado.

  1. VIGENCIA

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S. podrá suprimir los datos personales cuando no exista obligación legal o contractual para conservarlos.

La política de tratamiento de las bases de datos cuya encargada es SERVICIOS DIGITALES ELYSSA S.A.S entra en vigor a partir del día trenta (30) de abril del año dos mil veintiuno (2021), siendo la versión 1.0.