Política de relacionamiento con proveedores y contratistas

En Servicios Digitales Elyssa S.A.S. (“Elyssa”) creemos que las relaciones sólidas con nuestros proveedores y contratistas son la base de un servicio confiable para las inmobiliarias y empresas de gestión de propiedades que confían en Elyssa App. Por eso hemos definido las siguientes políticas, alineadas con la legislación colombiana vigente, que rigen cómo trabajamos con terceros.

1. Política de tratamiento de datos personales para proveedores y contratistas

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, Elyssa informa a sus proveedores, contratistas y sus respectivos representantes, empleados o colaboradores, lo siguiente:

• Responsable del tratamiento: Servicios Digitales Elyssa S.A.S., a través del correo hola@elyssa.app.
• Finalidad del tratamiento: los datos personales suministrados por proveedores y contratistas (identificación, datos de contacto, información financiera y tributaria, referencias comerciales, entre otros) serán utilizados exclusivamente para:
  • Evaluar y seleccionar proveedores.
  • Formalizar, ejecutar y hacer seguimiento a contratos y órdenes de compra o servicio.
  • Cumplir obligaciones tributarias, contables y legales (facturación electrónica, retenciones, reportes a entidades de control).
  • Gestionar pagos y comunicaciones relacionadas con la relación comercial.
• Derechos del titular: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización otorgada, en los términos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• Canal para ejercer derechos: solicitudes escritas al correo hola@elyssa.app, indicando el motivo de la solicitud y los datos de contacto del titular.
• Conservación de datos: los datos se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual y, posteriormente, durante los términos legales de conservación documental (contable, tributaria y comercial) exigidos por la ley colombiana.
• Confidencialidad: Elyssa no comparte, vende ni transfiere datos personales de proveedores a terceros no autorizados, salvo requerimiento de autoridad competente o consentimiento expreso del titular.

2. Política de cooperación con proveedores

Elyssa promueve relaciones de largo plazo basadas en la transparencia, el cumplimiento mutuo y la mejora continua. Nuestros principios de cooperación incluyen:

• Comunicación clara y oportuna: definimos alcances, tiempos de entrega, canales de contacto y responsables desde el inicio de cada relación contractual.
• Cumplimiento de compromisos: Elyssa se compromete a honrar los términos de pago y condiciones pactadas, y espera el mismo compromiso de sus proveedores frente a plazos, calidad y condiciones del servicio o producto contratado.
• Mejora continua: fomentamos retroalimentación periódica con nuestros proveedores estratégicos para identificar oportunidades de optimización en procesos, calidad y costos.
• Resolución de conflictos: cualquier controversia derivada de la relación contractual se buscará resolver primero por vía directa y de buena fe entre las partes; de no lograrse acuerdo, se acudirá a los mecanismos de resolución de conflictos pactados en el respectivo contrato (conciliación, amigable composición o, en su defecto, la jurisdicción ordinaria colombiana).
• Trato equitativo: todos los proveedores son evaluados y tratados bajo criterios objetivos, sin discriminación, favoritismos ni conflictos de interés no declarados.

3. Política de selección y evaluación de proveedores

Para garantizar la calidad e idoneidad de nuestra cadena de suministro, Elyssa aplica los siguientes criterios al momento de vincular un nuevo proveedor o contratista:

• Verificación de existencia y representación legal (Cámara de Comercio, RUT).
• Verificación en listas restrictivas (OFAC, ONU, Interpol y demás listas vinculantes en Colombia) como medida preventiva frente al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), en línea con las buenas prácticas de debida diligencia exigidas a empresas colombianas.
• Evaluación de capacidad técnica, financiera y de servicio acorde con el objeto a contratar.
• Revisión de referencias comerciales cuando aplique.
• Formalización mediante contrato u orden de servicio que defina alcance, obligaciones, condiciones de pago, confidencialidad y propiedad intelectual.

4. Política de ética, anticorrupción y conflicto de interés

Elyssa exige a sus proveedores y contratistas actuar conforme a los más altos estándares éticos:

• Rechazo a la corrupción: prohibición absoluta de ofrecer, solicitar o recibir sobornos, comisiones indebidas o cualquier tipo de dádiva a cambio de favorecimiento en procesos de contratación, en cumplimiento del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).
• Declaración de conflicto de interés: todo proveedor debe informar a Elyssa cualquier vínculo personal, familiar o económico con empleados o directivos de la compañía que pueda comprometer la objetividad del proceso de contratación.
• Canal de reporte: cualquier irregularidad, conducta indebida o incumplimiento ético puede reportarse de manera confidencial al correo hola@elyssa.app.

5. Confidencialidad y propiedad intelectual

Dado que Elyssa App gestiona información sensible de inventarios, contratos y datos de arrendatarios y arrendadores en varios países de Latinoamérica:

• Todo proveedor o contratista que, en desarrollo de su labor, tenga acceso a información confidencial de Elyssa, sus clientes o usuarios finales, deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad (NDA) previo al inicio de actividades.
• El desarrollo de productos, código, diseños o contenidos realizados por encargo de Elyssa se entiende cedido a favor de la compañía, salvo pacto expreso en contrario, conforme a la legislación colombiana de derechos de autor (Ley 23 de 1982 y normas concordantes).

6. Condiciones generales de contratación

• Elyssa contrata bajo las modalidades de prestación de servicios, suministro u orden de compra, según el objeto contractual.
• Las facturas deben cumplir con los requisitos de facturación electrónica exigidos por la DIAN.
• Los términos de pago, garantías y niveles de servicio (SLA, si aplica) se definen en el contrato u orden particular suscrita con cada proveedor.

¿Eres proveedor o contratista y quieres trabajar con Elyssa? Escríbenos a hola@elyssa.app y con gusto evaluaremos tu propuesta.