Para entender qué es un inventario, primero debes saber que existen distintos tipos y conocerlos bien para poder escoger el que más favorezca a tu empresa. 

Por esta razón, en el siguiente artículo explicaremos a fondo qué es un inventario, para qué sirve y cuál es la mejor forma de hacerlo para ahorrar tiempo, dinero y evitar conflictos recurrentes. 

¿Qué es un inventario?

Un inventario es un documento para registrar todos los bienes, activos u objetos de una persona, sea natural o jurídica, con el fin de facilitar su recuento y dejar constancia de su estado.

Pero, ¿qué es un inventario en los procesos inmobiliarios de arrendamiento? Pues de igual manera, es un documento en el cual se registra el estado físico del inmueble, para llevar de manera organizada su administración durante el ciclo de arrendamiento.

¿Para qué sirve un inventario ?

Un inventario tiene diversas maneras de uso según las necesidades de cada empresa. Pero su función principal es la de organizar y sistematizar los distintos bienes. 

También, existen otros propósitos para los que sirve este documento como lo son: 

• Llevar con claridad los gastos según los elementos disponibles.
• Tener un estimado del valor de los bienes.
• Tener una constancia y soporte legal de los bienes.
• Prevenir conflictos por irregularidades.
• Reflejar los cambios o renovaciones de los bienes.
• Mejorar y agilizar las relaciones con clientes. 
• Ser práctico y duradero. 

¿Qué es un inventario inmobiliario?

Un inventario inmobiliario es un documento que se anexa al contrato de arrendamiento, en el que se especifican los elementos del inmueble y el estado físico de la propiedad que está en arriendo. 

En otras palabras, ¿qué es un inventario inmobiliario?:

Un inventario inmobiliario es un documento legal que guarda constancia de la cantidad de elementos que componen un inmueble y del estado en el que se encuentran.

En este, también queda consignado cómo se entrega o se recibe la propiedad y las condiciones o renovaciones que se realizaron en un tiempo determinado. 

¿Por qué debería usar inventarios en mis procesos de arrendamiento?

En primer lugar, la Ley 820 del 2003, que cobija a las dos partes de un arrendamiento, exige una constancia del estado del inmueble previa a la entrega. Por esto, con un inventario puedes cumplir dicho deber a la perfección. 

Además, brinda calidad a tus procesos de arrendamiento, lo que se genera con tus clientes como confianza, credibilidad y reconocimiento. 

El por qué es un inventario un factor determinante de la calidad de tu empresa, se debe a que este se realiza: 

• Previo al alquiler
• Cuando se entrega al inquilino
• Cuando se hace la terminación del contrato, el inmueble se desocupa y se devuelve a la inmobiliaria, agente o al propietario. 

Al cumplir con todo este ciclo, deja una constancia clara del estado del inmueble durante todos los ciclos de arrendamientos que se realicen en la misma propiedad, y de está manera evita conflictos y mejora las relaciones.

¿No sabes como hacer un inventario inmobiliario digital?

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¿Cómo se hace un inventario inmobiliario?

Antes, los inventarios inmobiliarios se realizaban en hojas de papel o documentos de Excel. 

Hoy, están disponibles herramientas digitales que facilitan el proceso, sistematizando la información en la nube y dejándola siempre disponible para nuevos arrendamientos. 

Por esto, el proceso depende de qué herramienta decidas usar. En está ocasión te explicaremos cómo se realiza un inventario inmobiliario digital con Elyssa App, la aplicación móvil. 

Los inventarios inmobiliarios digitales con Elyssa

 Elyssa app es una startup colombiana que desarrollo una nueva forma de hacer inventarios. 

A través de está,  el inventario sigue cumpliendo su misma función, pero ahora de una forma más duradera, fácil y confiable. 

La app, posibilitan crear los inventarios de las distintas fases de un arrendamiento como: 

• Inventarios de captación
• Inventarios de colocación
• Novedades de reparaciones
• Inventarios de desocupación

Para realizarlos, debes seguir los siguientes pasos:

1. Tener la aplicación en tu móvil y conseguir el plan que más se adapte a ti, según el número de inmuebles que manejes (consúltalos en elyssa.app) 
2. Después, podrás acceder al panel web y a la app móvil para, de una manera muy sencilla y segura, comenzar a registrar tus inmuebles. 
3. Los pasos son muy sencillos y puedes hacerlo de manera autónoma, seleccionando cada elemento predeterminado. Por ejemplo la cantidad de puertas, su estado actual, cantidad y material. 
4. A cada elemento, le puedes añadir una fotografía como soporte, en caso de que la requiera. 
5. Por último, cuando ya estén todos los elementos y ambientes de la habitación, podrás firmar el documento de manera digital y la otra parte del contrato podrá hacerlo de forma remota. 

Y eso es todo, de esta manera, se generará un PDF 100% digital con toda la información, sin riesgos y de forma precisa. Este podrás actualizarlo si existe alguna reparación o daño durante el tiempo del arrendamiento. 

Para saber más de los inventarios inmobiliarios digitales, puedes leer nuestro artículo: ¿Qué es un inventario inmobiliario digital?

¡Y eso es todo lo que necesitarás!

La entrada ¿Qué es un inventario y para qué sirve? se publicó primero en Elyssa.

Si estás administrando un inmueble por primera vez, necesitarás un modelo inventario de inmueble word. Para ayudarte en este proceso, te compartimos un modelo ya hecho para que lo descargues. Solo tendrás que completarlo con las informaciones del inmueble, a la hora de hacer la visita.

Descargar nuestro modelo inventario de inmueble word

Para descargar gratuitamente nuestro modelo inventario de inmueble word, solo tienes que completar el siguiente formulario.
Recibirás automáticamente el modelo inventario de inmueble en tu correo electrónico y podrás utilizarlo para revisar el estado de tu propiedad. Lo podrás usar para todo tipo de inmueble y firmarlo con tu cliente. Puedes utilizarlo igual, para inventario de captación al propietario o para inventario de entrega al arrendador.

¿Cómo utilizar el modelo inventario de inmueble word?

Rellenar el modelo inventario de inmueble word es muy sencillo. Solo tienes que abrirlo en tu computador o en tu móvil (si tienes la app de Word). Luego puedes ingresar las informaciones relativas a ti, a tus clientes y al inmueble.

En fin, podrás hacer el inventario completo del inmueble y añadir comentarios. Una vez listo, lo puedes imprimir y firmar con tu cliente. También puedes exportarlo en PDF y firmarlo de manera digital.

Te aconsejamos duplicar el modelo en blanco y rellenar la copia. Así nunca perderás tu modelo original. 

¿Qué otros tipos de modelo inventario de inmueble existen?

Hoy te regalamos un modelo inventario de inmueble complejo y sencillo. Pero según tus hábitos, puede que Word no sea la mejor herramienta para ti. Por eso, te proponemos otras opciones.

Modelo inventario de inmueble Excel o PDF

Al completar el formulario para recibir el modelo inventario de inmueble word, recibirás también otros 2 modelos, en el mismo correo.
Así, te damos la posibilidad de descargar un modelo Excel y un modelo en PDF. Podrás elegir el modelo inventario de inmueble que cumple más con tus hábitos y necesidades. Por ejemplo, si no puedes hacer la visita con tu computador, puede que el modelo en PDF sea una mejor opción. Podrás imprimirlo y completarlo a mano.

Inventarios inmobiliarios digitales

Si no quieres llevar tu computador y buscas ahorrar tiempo, lo que necesitas es una herramienta de inventarios inmobiliarios digitales, que puedes llevar en tu bolsillo.

Por ejemplo, puedes llevar contigo Elyssa App, el líder del inventario inmobiliario digital. Si tienes tu móvil contigo, siempre tendrás Elyssa App en la mano. En algunos pasos muy sencillos, podrás levantar el estado físico del inmueble y firmar con tu cliente, sin imprimir nada.

Por supuesto vas a ahorrar mucho tiempo y facilitarte la vida.

¿Por qué utilizar Elyssa App como modelo inventario de inmueble?

Elyssa App es una herramienta que te permite realizar inventarios inmobiliarios muy completos y almacenados en la nube. Así nunca vas a perder estos preciosos documentos.

Además, Elyssa App trae muchas funcionalidades para asegurar tu trabajo y evitar problemas legales con tus arrendatarios. Puedes organizar la propiedad, ambiente por ambiente y registrar todas las cosas que comporta. Puedes definir el estado general de cada cosa y añadir comentarios, así como fotografías para tener pruebas visuales.

Al final del inventario, la app te permite revisar tu trabajo y firmar directamente con tu cliente. También te da la posibilidad de firmar de manera remota. Luego, genera un documento PDF muy claro que se envía a tu cliente y queda almacenado en la plataforma.

Por supuesto te ayuda a tener procesos mucho más seguros y sencillos que ningún modelo inventario de inmueble word.

La entrada ¿Buscas un modelo inventario de inmueble word para arrendar una propiedad? se publicó primero en Elyssa.

Abrir una inmobiliaria en Colombia en la actualidad es un negocio rentable gracias al aumento de las ventas y el creciente desarrollo del sector inmobiliario. 

El negocio de intermediación para la venta o alquiler de bienes raíces es muy atractivo. Porque puede generar muy buenas ganancias, pero no es fácil saber cuáles son los pasos necesarios para empezar o si vale la pena arriesgarse.

Por esta razón, compartimos un esquema general con el que podrás entender cuáles son los pasos a seguir para abrir una inmobiliaria y si cumples con las condiciones necesarias para hacerlo.

Primer paso para abrir una inmobiliaria: Conocer el mercado externo

Si quieres iniciar dentro del Real Estate, debes saber que es un mercado en constante movimiento con mucha competencia y que resulta incluso inesperado. 

Por ejemplo, en el año 2020 cuando se esperaba que éste fuera fuertemente golpeado por la pandemia, tuvo en cambio su auge. Según BBC News, superó ventas con un récord histórico en muchos lugares del Continente Americano como México, Colombia, Estados Unidos, Chile y Brasil. 

Por esto, si quieres abrir una inmobiliaria es necesario que investigues muy bien el mercado externo. Es importante para poder tener una idea de las posibilidades de competir, invertir y por supuesto ganar, teniendo en cuenta la actualidad del mercado y sus posibles cambios. 

Segundo paso para abrir una inmobiliaria: Evalúa tu competencia

Al ser un mercado que lleva bastante tiempo, existen muchos competidores, razón por la cual es importante, al abrir una inmobiliaria, que ésta tenga un valor agregado para sus posibles clientes. 

¿Qué quiere decir  valor agregado?

Quiere decir que para abrir una inmobiliaria, debes considerar cuál será el factor innovador, ya sea la ubicación, el diseño, las variedad; e incluso hoy en día es fundamental considerar la sostenibilidad.

Esto, debido a que la forma en la que se construyó por muchos años ahora traspasó límites que las futuras generaciones ya no están dispuestos a cruzar.

De esta manera, generar opciones, como por ejemplo la energía renovable, el uso de pisos con material reciclado, formas de ahorro de agua, resultan atractivas además de ser necesarias para el futuro del planeta. 

Es así, que podrás ubicarte eficientemente en el mercado contra competidores que llevan más tiempo. Al brindarle opciones, posibilidades y valor a los clientes, generando así relaciones redituables con ellos. 

Tercer paso: Genera un presupuesto inicial

Este es un proceso tedioso al abrir una inmobiliaria que muchas personas deciden omitir. 

Sin embargo, nunca es recomendable tomar riesgos sin conocer muy bien el capital que se está dispuesto a invertir y las ganancias que éste va a generar a futuro para recuperar lo invertido.

Además, un presupuesto inicial ayuda a aterrizar las ideas para poder comprender cuál es la posibilidad de iniciar el proyecto. Si es realmente necesario dedicarle un mayor tiempo para recolectar el capital necesario. 

El grupo Bancolombia comparte 6 tips con los que se puede realizar el presupuesto:

1. Por cada área se debe determinar las proyecciones del siguiente año
2. El gerente debe integrar esa información en un presupuesto general
3. El presupuesto debe considerar los objetivos e ingresos esperados para identificar los posibles costos. 
4. Debe contener un presupuesto destinado a imprevistos. 
5. Se debe considerar el entorno actual del mercado y la economía 
6. Se deben conectar los presupuestos de cada dependencia 

Cuarto paso: Cumplir con los parámetros legales

En Colombia, existe una ley que rige a las inmobiliarias llamada la ley 820 de 2003, que cobija tanto al arrendador como al arrendatario durante un proceso de alquiler. Además exige ciertos parámetros como por ejemplo, cumplir con un registro en la Cámara de Comercio como una empresa. 

Una vez se tenga el certificado de Cámara de Comercio, se debe de dirigir a la Secretaria de Gobierno local donde se puede solicitar la Matrícula de Arrendador. La cual otorga la licencia para poder intermediar en el arrendamiento de propiedad raíz. 

Estos determinarán los parámetros de los contratos de arrendamiento que se firmarán con los clientes. Así también como el contrato de administración que se genera con el propietario de un inmueble que consigna el predio en arrendamiento.

Cumplir con esto al abrir una inmobiliaria es muy importante. Pues hacerlos de una buena manera asegurará que no existan conflictos posteriores que desmejoran la calidad de la empresa. 

Es por eso que una de las opciones es asesorarse con un abogado, o educarse lo suficiente para saber con qué requisitos se debe cumplir para construir una buena base para el futuro de la empresa. 

Quinto paso: Conforma un equipo de trabajo capacitado y dedicado 

Aunque no es necesario que todos en el equipo conozcan con profundidad el sector inmobiliario, si es necesario que exista al menos un profesional con experiencia y conocimiento del campo. 

Además, es importante que el equipo de trabajo que se vaya a consolidar no sólo sea bueno en su área laboral. Sino competitivo, dedicado, muy organizado y capaz de trabajar en pro de comenzar una inmobiliaria fuerte y reconocida. 

Sexto paso: Planeación del marketing 

Una vez estés a punto de abrir una inmobiliaria, es necesario considerar todos los aspectos cumpliendo con la estructura de un buen plan de marketing. 

Este documento te ayudará a considerar tus fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas al analizar en profundidad los entornos del mercado. 

Además, te permitirá definir tus objetivos, público, metas y las estrategias de mercadeo y comunicación, necesarias para alcanzar todos los planteamientos de la mejor manera y lograr conversiones acordes al primer presupuesto de las ganancias.

Por otro lado, te ayudará a definir la identidad de la empresa con claridad al plantear sus valores, principios y a definir la idea de lo que puede llegar a ser en un futuro.

Séptimo paso: Herramientas digitales para abrir una inmobiliaria 

Por último, te recomendamos la tecnología y herramientas digitales siempre para hacer de tus procesos los mejores y generar así una buena imagen en los clientes. 

Para esto, debes primero hacer un buen uso de las redes sociales, del SEO y las posibilidades que esto brinda.

Además, recuerda también utilizar un CRM (Customer relationship management). Esto te ayudará a manejar la información de tus clientes y gestionar la información necesaria para brindarles el mejor servicio para sus necesidades. 

Finalmente, adopta Elyssa App para realizar y gestionar los inventarios digitales de todos tus inmuebles sin la necesidad de tener archivos, formularios, o documentos ilegibles. De esta manera podras recolectar toda la información desde tu celular o tablet, en una plataforma 100% digital. 

Esto te ahorrará gastos y tiempo innecesarios y te hará una inmobiliaria reconocida por su buena gestión en las relaciones con los clientes. 

Para registrarte y conocer más, ingresa a www.elyssa.app y te ayudaremos en cualquier duda que puedas tener.

La entrada ¿Cómo abrir una inmobiliaria en Colombia? se publicó primero en Elyssa.

¿Qué es un acta de entrega de un inmueble?

Para entender mejor los problemas que suelen presentarse entre el propietario, inmobiliaria o inquilino a la hora de la devolución del inmueble, se debe comprender a fondo cómo se hace un acta de entrega y qué es. 

Pues bien, un acta de entrega de un inmueble es un documento legal detallado que se realiza al terminar el contrato de arrendamiento.

En este documento se encuentra el estado del espacio físico de una propiedad, incluyendo elementos como las paredes, el piso, techo; hasta los elementos del cuarto de baño como duchas, lavamanos etc.

El documento se realiza al finalizar un contrato de arrendamiento pues contrasta el estado inicial en el que se encontraba el inmueble al ser entregado al inquilino, con el estado final en el momento de la devolución.

¿Cómo hacer un acta de entrega de un inmueble?

Cómo hacer un acta de entrega de inmueble actualmente, es mediante un documento en papel que consta de los datos de arrendatario , arrendador, y de la propiedad, a los cuales se le anexa un inventario con el estado de cada ambiente y los elementos que allí se encuentren.

Una vez el documento es revisado y ambas partes están de acuerdo con los registros, se firma para validar la identidad de las personas involucradas y da por terminada la desocupación de la propiedad.

En caso de que el inquilino deba realizar alguna reparación, lo podrá hacerlo posterior a la desocupación para poder hacer efectiva la firma del acta de entrega.

Problemas comunes durante la desocupación

Sería un ideal que todo quedase registrado y organizado apropiadamente en los inventarios y que los cambios realizados durante el arrendamiento estuvieran anexados al acta de entrega en un mismo lugar.

Sin embargo, la realidad  es que al ser documentos físicos de papel y no archivarse con orden, terminan por perderse las evidencias.

Esto ocasiona desacuerdos entre el arrendador y el inquilino demorando el proceso de devolución del inmueble y en la mayoría de ocasiones, pérdidas económicas para ambas partes.

Por esto, para saber cómo hacer un acta de entrega apropiada es necesario primero tener un orden durante el arrendamiento con evidencias de las reparaciones que permitan comparar con el estado inicial e incluso legibilidad a la hora de realizar inventarios.

¿Cómo hacer un acta de entrega con Elyssa app?

Elyssa App dio una solución efectiva para este problema, el cual consiste en digitalizar a través de la aplicación móvil todo el proceso del registro del estado físico de la propiedad.

Además, este va soportado con fotografías y registros precisos de cada detalle de los diferentes espacios, dejando de una manera muy organizada toda la información correspondiente.

Pero lo más importante, es que cualquier cambio que se haga en el inmueble durante el tiempo de arrendamiento, se puede registrar inmediatamente en Elyssa App.

De está manera, se dejan los datos actualizados de la reparación con imágenes adjuntas y firmado por el responsable.

Esto facilita enormemente la organización de la información y agiliza la devolución que se realiza por medio del acta de entrega de inmueble digital.

¿Cómo funciona el proceso de entrega digital?

Antes de finalizar el contrato con el inquilino, la inmobiliaria o el propietario pasarán a revisar todo el inventario inicial y las novedades que haya tenido el inmueble registradas en la aplicación móvil Elyssa App de la siguiente manera:

1. La aplicación presenta el acta de entrega de inmueble digitalizada, y da la opción de recibir el inmueble pidiendo la confirmación del arrendador.
2. Una vez aceptada, muestra uno por uno los elementos dentro del inventario digitalizado con sus respectivas fotos, para que el agente inmobiliario o propietario compare el espacio actual con los registros.
3. Finalmente, queda emitida el acta de entrega digital  con todos los elementos relevantes en un solo lugar.
4. De esa forma, queda la prueba exacta de qué debe reparar el inquilino, si hay algún daño pendiente y así la propiedad está lista para un nuevo arrendatario.

¡Y eso es todo! Esperamos que esta lectura te ayude a saber cómo hacer un acta de entrega de un inmueble para que puedas hacerla en tus arrendamientos.

Si deseas saber más sobre cómo adquirir Elyssa para tus procesos inmobiliarios no dudes en ingresar a www.elyssa.app

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