Al manejar un inmueble, puedes haber escuchado muchas veces sobre los documentos de registro. Pero, ¿sabes realmente qué son inventarios y su importancia en los procesos de arrendamiento? Además, ¿conoces ya los inventarios digitales?.

Pues bien, leyendo este artículo aprenderás sobre estos, que aunque en algún momento fueron irrelevantes, hoy son imprescindibles antes, durante y después de un arrendamiento.  

¿Qué es inventario inicial, de entrega y desocupación? 

Con el fin de entender qué es inventario inicial, de entrega y desocupación, explicamos cuál es su función como  documentos legales y por qué son fundamentales en los procesos de arrendamiento:

Estos se realizan en 3 etapas críticas del arrendamiento como lo son: La captación inicial del inmueble, la entrega al arrendatario y la desocupación o check out. 

Según Fincaraiz.com.co los inventarios inmobiliarios son documentos “anexados generalmente al contrato de arrendamiento con especificaciones y detalles de lo que el arrendador le cede al inquilino en el inmueble rentado para su uso.”  Inventarios para inmuebles en arriendo 

En palabras más simples, son documentos que contienen el registro de los ambientes y elementos dentro del inmueble, su estado, tipo de material, entre otros, en algunos casos con soportes visuales. 

¿Qué es inventario inicial? 

Ahora, específicamente qué es inventario inicial y en qué momento se debe usar. 

Un inventario de captación inicial, es, como su nombre lo indica, el registro inicial del estado físico de la propiedad. 

Este se realiza cuando el inmueble está desocupado, lo que puede darse en 2 momentos: 

1. Cuando el inmueble es nuevo
2. Cuando se termina el contrato y se alista de nuevo para un nuevo inquilino. 

Entonces, si se hace por medio de un intermediario, como lo serían las inmobiliarias, éstas deben realizarlo una vez el propietario les entrega la propiedad y durante el ciclo de arrendamiento, antes de entregarlo a un nuevo inquilino. 

¿Qué es inventario de entrega?

Ya explicado qué es un inventario inicial, se pasa al segundo momento en el ciclo de arrendamiento: La entrega del inmueble al inquilino. 

Para esto, se realiza un inventario de entrega, en donde se revisa el estado físico de la propiedad con el inquilino y se adjunta este documento al contrato de arrendamiento. 

Este paso es vital, ya que asegura un buen entendimiento de las responsabilidades del inmueble entre arrendador y arrendatario, y en caso de existir dudas, se pueden remitir al documento. 

¿Qué es inventario de desocupación? 

Comprendidos qué son inventarios de captación inicial y de entrega, se pasa al tercer tipo de inventario: el de desocupación. 

Al finalizar el contrato de arrendamiento, este es indispensable pues debe compararse con el estado físico cuando se entregó la propiedad al arrendatario.

Sin este, el contrato no se da por terminado, pues debe existir un consenso de ambas partes ya que en caso de requerirse reparaciones, se asigna la responsabilidad de acuerdo a lo que se estableció inicialmente. 

Una vez esté aprobado el inventario de desocupación, se firma por ambas partes para poder proceder con el cierre del contrato. 

¿Qué son inventarios digitales y por qué son tan importantes?

Ahora, una pregunta creciente en el mercado inmobiliario es qué son inventarios digitales, qué los diferencia y por qué se deberían implementar en los procesos inmobiliarios. 

Pues bien, los inventarios inmobiliarios digitales son documentos legales que contienen el registro detallado de los ambientes y elementos que componen el inmueble, clasificados según su estado, cantidad, tipo de material y registros visuales precisos como soporte. 

A diferencia de los tradicionales, previamente mencionados, estos se realizan mediante una aplicación móvil, y centralizan toda su información en una plataforma web.

Esta información en los inventarios digitales siempre estará disponible durante el ciclo completo de arrendamiento y permite las anotaciones en su transcurso en caso de algún daño, cambio o reparación de los ambientes o elementos. 

Inventarios inmobiliarios digitales dentro de la ley

Según la Ley 820 del 2003, los inventarios inmobiliarios deben cumplir con un nivel de detalle que permita la claridad sobre el estado físico de la propiedad y sus componentes. 

El capítulo III, Art. 9, punto 2, de dicha ley dice que:

“En caso de daños o deterioros distintos a los derivados del uso normal o de la acción del tiempo y que fueren imputables al mal uso del inmueble o a su propia culpa, efectuar oportunamente y por su cuenta las reparaciones o sustituciones necesarias.”

Es decir, si el inmueble sufre algún daño durante el arrendamiento, el inquilino debe reportarlo para que sea revisado y saber quién debe hacerse cargo de las reparaciones, para posteriormente anotarlas en la plataforma digital. 

De esta manera, para hacer el acta de desocupación una vez se termine el contrato del inquilino, se debe comparar el inventario de captación inicial con el de desocupación que contiene las reparaciones. 

Si el inmueble se encuentra en mal estado, el arrendatario debe asumir en costos lo que le corresponde y ya que existe claridad en la información de la plataforma web, no es necesario proceder a demandas jurídicas. 

¿Por qué es inventario inicial, de entrega y desocupación digital fundamental en la actualidad?

Ya que algunas personas desconocen qué son inventarios digitales, todavía realizan el proceso en papel, word o excel, pero esto genera muchos malentendidos por pérdidas o registros inadecuados. 

Pero al descubrir la facilidad de los inventarios digitales, muchas empresas como Coninsa, Aptuno, y Unisa, entre otras, se pasaron a Elyssa app como la mejor opción de registros en los arrendamientos. 

Con esta aplicación móvil, la idea de qué es un inventario inicial, de entrega y desocupación, se transformó para ser la forma ideal de ahorrar tiempo, dinero y conflictos con arrendatarios, además de optimizar los procesos inmobiliarios.

¿Qué cambia con un inventario inmobiliario digital exactamente?

Dentro de la app móvil,  un inventario digital se convierte en un proceso sencillo y sin complicaciones.

Este, una vez diligenciado, queda en la plataforma web de Elyssa en donde se centraliza la información, que ya no puede perderse ni dañarse como sucedía anteriormente, y además cuenta con herramientas específicas que mejoran los procesos significativamente.

Por ejemplo, cuenta con las funcionalidades creadas especialmente para agilizar y sistematizar el proceso haciéndolo cada vez más fácil. 

Las funcionalidades definen por qué son inventarios digitales

Así, Elyssa app revoluciona el concepto de qué son los inventarios inmobiliarios y añade funcionalidades que los caracterizan como: 

• Una app móvil siempre a la mano de agentes inmobiliarios
• Calificar si el estado de un objeto es bueno, regular o malo
• Añadir comentarios para especificar sobre un ambiente o elemento, disponibles siempre en la plataforma web
• Anotar el material del que está hecho cada artículo añadido
• Generar el registro visual desde el mismo celular y en tiempo real
• Registrar por separado cada uno de los ambientes con sus respectivos elementos y anotaciones
• Realizar anotaciones durante el alquiler para saber qué cambios se han realizado al espacio y por quién
• Firmas digitales y remotas 
• PDF 100% digital 
• Información de todo el ciclo de arrendamiento siempre disponible en la plataforma web. 

Ahora que sabes más a fondo qué son inventarios digitales; ¿qué esperas para utilizarlos en tus procesos? Encuéntranos en Elyssa App para saber cómo empezar: www.elyssa.app